Tussen 2026 en 2027 krijgen Franse bedrijven te maken met twee wettelijke deadlines: elektronische facturatie en de Europese AI Act. De overeenkomst zit minder in de technologie dan in de operationele belasting die beide met zich meebrengen. Door in kaart te brengen wat al verplicht is en wat eraan komt, kunt u bepalen welke werkzaamheden prioriteit hebben en uw bedrijf aanpassen zonder improvisatie.
Wettelijke tijdlijn: elektronische facturatie en de AI Act naast elkaar
Beide hervormingen worden stapsgewijs ingevoerd, maar hun tijdlijnen lopen niet gelijk. Bij elektronische facturatie wordt onderscheid gemaakt tussen ontvangst en verzending: de ontvangst is al verplicht voor alle bedrijven die btw-plichtig zijn, terwijl mkb-bedrijven, kleine ondernemingen en micro-ondernemingen de verzending moeten voorbereiden voor de deadline in 2027. Micro-ondernemers zijn niet automatisch uitgesloten van de regeling omdat ze gebruikmaken van de btw-vrijstellingsregeling.
De AI Act verplicht bedrijven die AI gebruiken ook tot maatregelen, zelfs als ze zelf geen AI ontwikkelen. Enkele van de eerste verplichtingen zijn AI-geletterdheid onder medewerkers en, bij bepaalde toepassingen, transparantie tegenover mensen die met een chatbot communiceren of AI-gegenereerde content te zien krijgen.
| Criterium | Elektronische facturatie | AI Act |
|---|---|---|
| Reikwijdte | Alle bedrijven die in Frankrijk btw-plichtig zijn | Alle bedrijven die AI-systemen gebruiken of inzetten in de EU |
| Verplichting die al geldt | Ontvangst van elektronische facturen | Verbod op AI-praktijken met een onaanvaardbaar risico, AI-geletterdheid onder medewerkers |
| Volgende belangrijke deadline | Verplichte verzending voor mkb-bedrijven, kleine ondernemingen en micro-ondernemingen in 2027 | Gefaseerde toepassing op basis van risiconiveaus |
| Belangrijkste werklast | Interoperabiliteit van platforms, boekhoudkundige configuratie | Audit van het daadwerkelijke AI-gebruik, opleiding, transparantie |
| Onderschat risico | Afwijzingen en dubbele facturen door adressering tussen platforms | Onbewust gebruik van tools van derden die als ‘hoog risico’ zijn aangemerkt |
De analyses op de businessrubriek van Blog Too gaan regelmatig dieper in op deze wettelijke veranderingen en de gevolgen ervan voor bedrijfsleiders.
Elektronische facturatie: interoperabiliteitsproblemen waar handleidingen niet op ingaan
De meeste artikelen over elektronische facturatie beschrijven de tijdlijn en de verplichtingen. In de praktijk blijkt het anders te liggen. Sinds de invoering in Frankrijk hebben interoperabiliteitsproblemen tussen platforms, adresseringsfouten en configuratieproblemen bij sommige bedrijven geleid tot afwijzingen en dubbele facturen.
Het volledige proces (leverancier, platform voor elektronische facturatie, boekhoudsoftware) moet vóór de deadline voor verzending onder realistische omstandigheden worden getest. Wie wacht tot de uiterste datum om te ontdekken dat een factuurformaat wordt afgewezen of dat een adresserings-ID niet bij de juiste ontvanger hoort, loopt het risico op problemen met de cashflow.
Knelpunten die in de praktijk zijn vastgesteld
- Het factuurformaat verschilt per gekozen platform en niet elk platform verwerkt dezelfde standaarden op dezelfde manier. Door de volledige keten te testen, kunt u incompatibiliteiten opsporen voordat ze een betaling blokkeren.
- De adressering is gebaseerd op een centrale directory, maar configuratiefouten (verkeerd SIREN-nummer, verkeerd geregistreerd platform) zorgen ervoor dat facturen nooit bij de juiste ontvanger aankomen.
- Micro-ondernemers die gebruikmaken van de btw-vrijstellingsregeling moeten zich toch op een platform registreren en hun mogelijkheid om facturen te verzenden voorbereiden. Veel ondernemers weten dit nog niet.
Voor een bedrijf dat met meerdere leveranciers werkt, is het testen van het volledige facturatieproces een preventieve investering, geen administratieve formaliteit.
AI Act: breng het AI-gebruik in kaart voordat u aan naleving denkt
De meest voorkomende misvatting is dat de AI Act alleen geldt voor softwareontwikkelaars. De AI Act geldt ook voor bedrijven die AI gebruiken zonder die zelf te ontwikkelen. Een chatbot voor de klantenservice, een tool om cv’s te selecteren of een systeem om leveranciers te beoordelen: elk van deze toepassingen kan volgens de verordening onder een ander risiconiveau vallen.
Omdat de verordening gefaseerd wordt ingevoerd, moeten bedrijven hun daadwerkelijke toepassingen onder de loep nemen en niet alleen de technologie die ze hebben aangeschaft. Een kant-en-klare tool kan als ‘hoog risico’ worden aangemerkt als die wordt gebruikt voor werving, kredietverlening of veiligheid.
Drie concrete vragen om bij elke gebruikte AI-tool te stellen
Medewerkers die deze tools gebruiken, moeten worden opgeleid. Voor sommige systemen is transparantie tegenover eindgebruikers (klanten, sollicitanten) nu al verplicht. Met een gestructureerde interne audit op basis van drie aandachtspunten brengt u de risico’s in kaart:
- Op welk type beslissing heeft deze tool invloed (werving, krediet, toegang tot een dienst of alleen een productaanbeveling)? Het antwoord bepaalt het wettelijke risiconiveau.
- Weten mensen die met het systeem communiceren dat ze met AI te maken hebben of AI-gegenereerde content zien? Zo niet, dan geldt de transparantieverplichting nu al.
- Heeft de leverancier van de tool het risiconiveau en de geplande nalevingsmaatregelen gedocumenteerd? Zonder die documentatie draagt het bedrijf dat de tool gebruikt een deel van de verantwoordelijkheid.
Bedrijfsstrategie en deadlines: prioriteiten stellen op basis van operationele impact
Elektronische facturatie en de AI Act vragen om verschillende soorten inspanningen. De eerste is een technisch en boekhoudkundig project met vaste deadlines. De tweede vraagt om een doorlopende audit die meebeweegt met het gebruik.
Voor kleine ondernemingen en mkb-bedrijven vraagt elektronische facturatie in de eerste plaats inzet van de financiële afdeling en de boekhouder. De AI Act raakt juist marketing-, HR- en klantenserviceteams, vaak zonder dat zij zich daarvan bewust zijn.
Het verschil tussen deze twee hervormingen is ook zichtbaar in de benodigde personele middelen. Waar facturatie een eenmalige configuratie vereist (gevolgd door onderhoud), vraagt AI-naleving om voortdurende monitoring van de gebruikte tools en hun wettelijke classificatie. Een bedrijf dat een nieuwe tool voor scoring of contentgeneratie aanschaft, moet zijn positie bij elke aankoop opnieuw beoordelen.
Duurzame bedrijfsstrategieën draaien niet langer alleen om marketing of productontwikkeling. Het beheer van wettelijke naleving wordt een concurrentievoordeel voor bedrijven die zich tijdig voorbereiden, tegenover bedrijven die onder tijdsdruk aanpassingen moeten doorvoeren.
