Zwischen 2026 und 2027 stehen französische Unternehmen vor zwei regulatorischen Fristen: der elektronischen Rechnungsstellung und dem europäischen AI Act. Gemeinsam ist ihnen weniger die Technologie als vielmehr der operative Aufwand, den sie mit sich bringen. Wer die bereits geltenden Pflichten den kommenden gegenüberstellt, kann die wichtigsten Handlungsfelder erkennen und sein Unternehmen gezielt anpassen, statt improvisieren zu müssen.
Regulatorischer Zeitplan: elektronische Rechnungsstellung und AI Act im Vergleich
Beide Reformen werden schrittweise eingeführt, doch ihre Zeitpläne überschneiden sich nicht. Bei der elektronischen Rechnungsstellung wird zwischen Empfang und Versand unterschieden: Der Empfang betrifft bereits alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, während KMU, Kleinstunternehmen und Kleinstbetriebe den Versand bis zum Stichtag 2027 vorbereiten müssen. Kleinstunternehmer sind nicht automatisch von der Regelung ausgenommen, nur weil sie unter die Mehrwertsteuerbefreiung fallen.
Der AI Act verpflichtet seinerseits auch Unternehmen zu Maßnahmen, die KI nutzen, ohne sie selbst zu entwickeln. Zu den ersten Pflichten zählen die Vermittlung von KI-Kompetenz an Mitarbeitende und – bei bestimmten Anwendungen – die Transparenz gegenüber Personen, die mit einem Chatbot interagieren oder KI-generierte Inhalte sehen.
| Kriterium | Elektronische Rechnungsstellung | AI Act |
|---|---|---|
| Anwendungsbereich | Alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Frankreich | Alle Unternehmen, die KI-Systeme in der EU nutzen oder einsetzen |
| Bereits geltende Pflicht | Empfang elektronischer Rechnungen | Verbot von KI-Praktiken mit unannehmbarem Risiko, Vermittlung von KI-Kompetenz an Mitarbeitende |
| Nächster wichtiger Stichtag | Pflicht zum Versand für KMU/Kleinstunternehmen/Kleinstbetriebe ab 2027 | Schrittweise Anwendung nach Risikostufen |
| Größter Aufwand | Interoperabilität der Plattformen, Konfiguration der Buchhaltung | Prüfung der tatsächlichen KI-Anwendungen, Schulungen, Transparenz |
| Unterschätztes Risiko | Ablehnungen und Duplikate durch die Adressierung zwischen Plattformen | Nutzung von Drittanbieter-Tools, die als „hohes Risiko“ eingestuft sind, ohne es zu wissen |
Die regelmäßig veröffentlichten Analysen in der Business-Rubrik von Blog Too beleuchten diese regulatorischen Veränderungen und ihre Auswirkungen auf Führungskräfte.
Elektronische Rechnungsstellung: Interoperabilitätsprobleme, die in Ratgebern oft fehlen
Die meisten Beiträge zur elektronischen Rechnungsstellung erläutern Zeitplan und Pflichten. In der Praxis zeigt sich ein anderes Bild. Seit der Einführung in Frankreich haben Probleme mit der Interoperabilität zwischen Plattformen, der Adressierung und der Konfiguration in einigen Unternehmen zu Ablehnungen und Duplikaten geführt.
Der gesamte Prozess – vom Lieferanten über die Plattform zur elektronischen Rechnungsstellung bis hin zur Buchhaltungssoftware – sollte vor dem Stichtag für den Versand unter realen Bedingungen getestet werden. Wer bis zum letzten Termin wartet und dann feststellt, dass ein Rechnungsformat abgelehnt wird oder eine Adressierungskennung nicht zum richtigen Empfänger passt, riskiert Liquiditätsengpässe.
In der Praxis erkannte Stolpersteine
- Das Rechnungsformat hängt von der gewählten Plattform ab, und nicht alle Plattformen unterstützen dieselben Standards auf die gleiche Weise. Ein Test der gesamten Prozesskette hilft, Inkompatibilitäten zu erkennen, bevor sie eine Zahlung blockieren.
- Die Adressierung basiert auf einem zentralen Verzeichnis. Konfigurationsfehler – etwa eine falsche SIREN-Nummer oder eine falsch hinterlegte Plattform – führen jedoch dazu, dass Rechnungen den richtigen Empfänger nie erreichen.
- Kleinstunternehmer, die unter die Mehrwertsteuerbefreiung fallen, müssen sich trotzdem auf einer Plattform registrieren und den Rechnungsversand vorbereiten. Vielen ist das noch nicht bewusst.
Für ein Unternehmen mit mehreren Lieferanten ist der Test des gesamten Rechnungsprozesses eine vorbeugende Investition und keine bloße Verwaltungsformalität.
AI Act: Anwendungen prüfen, bevor es um Compliance geht
Der häufigste Fehler besteht darin, den AI Act für ein Gesetz zu halten, das nur Softwareanbieter betrifft. Der AI Act gilt auch für Unternehmen, die KI nutzen, ohne sie selbst zu entwickeln. Ein Kundenservice-Chatbot, ein Tool zur Vorauswahl von Lebensläufen oder ein System zur Bewertung von Lieferanten: Jede dieser Anwendungen kann im Sinne der Verordnung einer anderen Risikostufe unterliegen.
Da die Verordnung schrittweise angewendet wird, müssen Unternehmen ihre tatsächlichen Anwendungen prüfen – nicht nur die eingekaufte Technologie. Ein sofort einsatzbereites Tool kann als „hohes Risiko“ eingestuft werden, wenn es für Personalbeschaffung, Kreditvergabe oder Sicherheit eingesetzt wird.
Drei konkrete Fragen zu jedem eingesetzten KI-Tool
Mitarbeitende, die diese Tools nutzen, müssen geschult werden. Für bestimmte Systeme ist Transparenz gegenüber Endnutzern – etwa Kunden oder Bewerbern – bereits vorgeschrieben. Eine strukturierte interne Prüfung anhand von drei Schwerpunkten hilft, das Risiko zu erfassen:
- Welche Art von Entscheidung beeinflusst das Tool (Personalbeschaffung, Kreditvergabe, Zugang zu einer Dienstleistung oder lediglich eine Produktempfehlung)? Die Antwort bestimmt die regulatorische Risikostufe.
- Wissen die Personen, die mit dem System interagieren, dass sie mit einer KI kommunizieren oder KI-generierte Inhalte sehen? Falls nicht, gilt die Transparenzpflicht bereits jetzt.
- Hat der Anbieter des Tools die Risikostufe und die vorgesehenen Compliance-Maßnahmen dokumentiert? Fehlt diese Dokumentation, trägt das nutzende Unternehmen einen Teil der Verantwortung.
Business-Strategie angesichts der Fristen: nach operativen Auswirkungen priorisieren
Die elektronische Rechnungsstellung und der AI Act erfordern unterschiedliche Anstrengungen. Bei der elektronischen Rechnungsstellung handelt es sich um ein technisches und buchhalterisches Projekt mit festen Fristen. Der AI Act hingegen verlangt eine kontinuierliche Prüfung, die sich mit den Anwendungen weiterentwickelt.
Für Kleinstunternehmen und KMU bindet die elektronische Rechnungsstellung in erster Linie die Finanzleitung und den Buchhaltungsdienstleister ein. Der AI Act betrifft dagegen Marketing-, Personal- und Kundenservice-Teams – oft ohne dass ihnen das bewusst ist.
Der Unterschied zwischen den beiden Reformen zeigt sich auch beim Personalaufwand. Während die elektronische Rechnungsstellung eine einmalige Konfiguration und anschließende Wartung erfordert, setzt KI-Compliance eine kontinuierliche Beobachtung der eingesetzten Tools und ihrer regulatorischen Einstufung voraus. Unternehmen, die ein neues Bewertungstool oder ein Tool zur Inhaltserstellung anschaffen, müssen ihre Position bei jeder Anschaffung neu bewerten.
Nachhaltige Business-Strategien beruhen nicht mehr allein auf Marketing oder Produktentwicklung. Das Management regulatorischer Compliance wird zum Wettbewerbsvorteil für Unternehmen, die sich frühzeitig darauf einstellen – gegenüber jenen, die Anpassungen unter Zeitdruck bewältigen müssen.
